Сложно переоценить значение поставщиков в работе любого руководителя отдела ИТ. Закупки — не так просты, как кажутся. Особенно в наше время. И не сказать, что раньше было намного проще, наверное, просто везло. В моей позапрошлой профессиональной жизни таких историй, как попадаются сейчас, совсем не было.
Тогда мы тоже покупали серверы, компьютеры, сетевое оборудование, программное обеспечение. По стечению ли обстоятельств, из-за нашей ли качественной работы, из-за внимательности и порядочности ли поставщиков и производителей, но процесс закупок практически никогда не был обременен какими-либо сложностями. Сбоев в традиционной схеме «подбор оборудования — поиск поставщика — размещение заказа — оплата (договор) — доставка — получение» не припомню.
Совсем другая история началась на госслужбе.
Закупки там строго регламентированы. Когда-то это был Федеральный закон 94-ФЗ, теперь — Федеральный закон 44-ФЗ. Рассуждения, насколько хороши или плохи оба, оставим за скобками. Одно могу сказать точно — реализацию ИТ проектов в гос’е такая зарегулированность очень осложняет.
В первую очередь, конечно, негативно влияет на сроки. Когда требуют, «чтоб было и работало вчера», волей-неволей приходится постановщику задачи напоминать, что только процедура торгов занимает не меньше 40 дней. Сейчас и того больше, учитывая канитель с планами-графиками и прочей, хотя уже и не бумажной, но по прежнему бюрократией.
Во-вторых, несмотря на то, что законом установлена процедура сбора предложений от потенциальных поставщиков, предложения эти традиционно далеки от реального положения дел. Особенно четко это проявляется, если технические требования и спецификации в конкурсной документации подготовлены некачественно — а это подавляющее большинство случаев, потому как разработкой конкурсной документации занимается кто? А вот и не скажу. Сами догадывайтесь. Перезакладываются потенциальные участники конкурса на этом этапе очень прилично. Нередки случаи, когда коммерческие предложения не получается собрать.
При подготовке конкурсной документации самое веселое из нашей специфики — слова «или эквивалент». Дело в том, что указание торговых марок, знаков, вендоров и т.п., за исключением ограниченного количества случаев, запрещено. При этом во избежании чего бы то ни было про такие ограниченные случаи стараются забыть и попросту запрещают. Хочешь купить модуль к Cisco? Пиши «или эквивалент». А влезет или нет такой эквивалент — это уже твоя забота. И никакого значения не имеет, что другое туда и не полезет. Должен быть «или эквивалент». Поэтому заключения об эквивалентности, на основании которых отклонялись заявки некоторых участников конкурсов, становились предметом серьезных споров. А если нет «или эквивалент», необходимо писать обоснование. И чего только не приходилось в этих обоснованиях читать, когда нам поручили согласовывать закупки по ИТ. Особенно, когда обосновывалась покупка MS Win.
В остальном, если дело касалось поставок железа или тиражируемого ПО, всё было ровнее и проще — в строгом соответствии с договорами. Хотя стоит заметить, что процедурно заключить договор по итогам конкурса тоже занимало от 11 до 20 дней. Дальше в установленные сроки надо было принять то, что являлось предметом контракта и передать специалистам. Но если были сложные системные проекты или заказное ПО… Очень много зависело от способностей договариваться и решать возникающие вопросы с поставщиками. Можно сказать, что и сейчас этот навык крайне востребован — уже в той работе, которая достается руководителю отдела ИТ в нашей компании.
Но многое, если не сказать — всё, осложняется известным постулатом: «Все врут!»
Вот мы подобрали комплект необходимого оборудования, нашли поставщика с приемлемыми ценами, отправили заказ, ждем счет. Приходит. В оплату? Нет. Обязательно проверить каждую позицию. Потому что менеджер может что-то не доложить, убрать или заменить без всякого уведомления. Нормальная ситуация теперь, обыденная.
После оплаты — ожидаем поставки. Не всегда, очень не всегда заказ доставляют в установленный срок. Самые забавные и непонятные случаи происходят с поставкой лицензий на ПО. Казалось бы, лицензия (тем более электронная). Что может задержать? И только ответ поставщика, что он очень извиняется, но его служба логистики загружена и не может вовремя выполнить поставку, наводит на печальные размышления о несовершенстве окружающего мира.
И вот — заказ пришел. Такое необходимое для нашего развития или совершенствования инфраструктуры оборудование. Погодите! А где еще пара позиций по спецификации? Дорогой, но уже все менее уважаемый наш менеджер, где же еще часть заказа? Как забыли положить? И когда ждать?… Снова извинения и обещания все исправить в кратчайшие сроки.
Или такая история. Принимаем оборудование по спецификации. Открываем коробочку. Шкафчик. Минуточку! А что у него с дверкой? Совсем не та. Да и шкафчик — совсем не тот. Привет тебе, еще менее уважаемый менеджер. Или вот в коробочках важное и необходимое нам оборудование. Сверяем с заказом. Молодой человек, почему это у нас здесь отличается? Да, всего на одну буковку. Но нам чужого не надо. Вы нам наше отдайте.
Отдельный случай, о котором никак не могу не упомянуть, произошел летом, когда нам понадобилась сетевое МФУ (многофункциональное устройство, комбайн из принтера и сканера). И если ранее имена (пароли, явки) не озвучивал, здесь можно открыто написать: KYOCERA. И даже фотографию этого продукта, предположительно спроектированного в гараже японском и собранного в гараже китайском, приложу:
На изображении — реакция свежеприобретенного устройства на включение. Несомненно, после такой печальной картины возникает вполне объяснимое желание вернуть поставщику устройство нерабочее и получить взамен рабочее. Но взаимоотношения юридических лиц далеко не в любом случае позволяют подобные операции. Наш случай — именно из таких. Оптимизм внушала возможность гарантийного ремонта. Как «наивные чукотские юноши» мы доставили дефективный прибор в авторизованный сервисный центр и сдали в ремонт. Но лишь спустя несколько месяцев, после неоднократных обращений в представительство производителя необходимые запчасти были этим самым производителем отправлены (вероятно, запчасти изготавливали исключительно под заказ и собирали нежными руками самых прекрасных китайских девушек) в сервисный центр и с успехом заменены. Но счастья не случилось. Эта печальная история продолжается и поныне. Мы не теряем надежды и не прекращаем прикладывать усилий, чтобы приобретенный прибор стал приносить ожидаемую от него пользу.
Надеюсь, небольшим этим рассказом удалось показать, что работа с поставщиками требует тщательности и внимания, а подбор правильного поставщика — одна из самых важных задач, решаемых руководителем по ИТ.
Текст: Александр Руденко, руководитель отдела ИТ, Bytex